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Soluciones en Gestión Documental innovadoras y personalizadas

para satisfacer todas sus necesidades.

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QUIÉNES SOMOS

Somos una empresa Colombiana integradora de soluciones tecnológicas y servicios para el sector público y privado, con más de 15 años de experiencia en el mercado.

Nuestra compañía cuenta con amplia experiencia en la implementación de sistemas de Gestión Documental desde el levantamiento e implementación de Instrumentos archivísticos, tablas de Retención Documental, valoración y organización de archivos de fondos acumulados, definición el área de correspondencia, implementación de sistemas de gestión documental, así como la Custodia y Bodegaje especializado de documentos.

BODEGAJE Y CUSTODIA

Las bodegas de PROTECH DE INGENIERÍA cuentan con medidores de temperatura y humedad, entendiendo que el Material Documental para custodia y almacenamiento requiere de una temperatura adecuada, de acuerdo a lo establecido en las normas de conservación documental expedidas por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Facilitar el manejo integral y la recuperación de la información al igual que la conservación de la información.

Normalizar el volumen documental que se genera para su correcta administración.

Permitir la identificación de series, subseries documentales y a los documentos que los conforman para la creación de expedientes y su valor.

Garantizar la correcta selección y conservación de series que se manejan .

INTERVENCIÓN DOCUMENTAL

Dentro de esta etapa de intervención documental PROTECH INGENIERÍA, solicita al cliente espacio, tiempo y asignación de personas responsables de la Gestión Documental; para que en conjunto se concreten las necesidades de Gestión Documental.

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La documentación seleccionada será transformada a digital por medio de tecnologías de alta producción, siguiendo los estándares de calidad y las normas vigentes en materia de archivo.

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Una vez construidos los instrumentos archivísticos (TRD – CCD) se procederá a identificar los documentos que cumplen con los parámetros mínimos para su eliminación tales como tiempo de retención o por cambio de conservación de físico a digital de acuerdo a las indicaciones de la empresa.

Por medio un acta se entregará la propuesta de eliminación para su posterior aprobación por parte del cliente.

SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Indexación y Catalogación

La capacidad de indexar y catalogar documentos de manera eficiente es fundamental. Esto permite etiquetar documentos con metadatos relevantes, como fecha, tipo de documento, autor, etc., facilitando su búsqueda y recuperación posterior.

Fluido de Trabajo Automatizado

La automatización de flujos de trabajo permite definir y ejecutar procesos específicos relacionados con la gestión documental de forma automática. Esto agiliza los procesos y minimiza los errores humanos.

Integración otras Herramientas

La integración con otras herramientas y sistemas empresariales es clave para maximizar la utilidad del software de gestión documental. Esto incluye integraciones con sistemas de correo electrónico, software de gestión de proyectos, CRM, entre otros.

Colaboración en Tiempo Real

La capacidad de colaborar en tiempo real en documentos compartidos es esencial para mejorar la productividad y la eficiencia del equipo. El software debe permitir a los usuarios trabajar en documentos de forma colaborativa.

Almacenamiento Seguro

El software debe proporcionar un almacenamiento seguro para proteger la confidencialidad e integridad de los documentos. Esto incluye medidas de seguridad como cifrado de datos, control de acceso y copias de seguridad regulares

Cumplimiento Normativo

El software debe cumplir con las regulaciones y normativas aplicables en materia de gestión documental, garantizado la conformidad legal y regulatoria de la empresa.

MÓDULO RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA

Optimice y automatice la recepción y radicación de documentos en su organización.

Genera números únicos con registro (radicados) automáticos, fecha y hora, asegurando trazabilidad completa.

Notifica inmediatamente a los responsables, distribuye y asigna documentos automáticamente según su naturaleza y mantiene los procesos dentro de los tiempos establecidos con alertas automáticas.

Integra el manejo de expedientes agrupados por temas específicos o códigos inventario (Tablas de Retención Documental) en cada paso, permite parametrizar flujos de trabajo personalizados y mantiene la trazabilidad en tiempo real.

Facilita la gestión de comunicaciones internas, integra el directorio activo para asignaciones seguras, permite la integración de múltiples canales de información y automatiza procesos como Ventanilla Única de Radicación y PQSR.

La creación y publicación de formularios para la interacción con usuarios internos y externos.

MÓDULO ARCHIVO Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Simplifique la administración y archivo de sus documentos físicos y digitales.

Integra los códigos de las Tablas de Retención Documental, facilitando el cumplimiento normativo y la organización eficiente de expedientes y series documentales.

Permite la creación de expedientes electrónicos de archivo, con indexación por tipología documental y administración de metadatos específicos.

Gestione inventarios documentales en las fases de archivo histórico, central y de gestión.

Facilita solicitudes de consulta en línea de expedientes existentes y maneja transferencias de expedientes entre archivos de gestión, central e histórico, asegurando continuidad y accesibilidad.

Además, permite a los usuarios crear y administrar expedientes físicos y digitales según sea necesario, y proporciona seguimiento y control de préstamos y devoluciones de documentos físicos a usuarios internos y externos.

MÓDULO GESTIÓN

Gestione y controle eficientemente todos los documentos en proceso.

Parametrice tiempos de respuesta y modelos de plantilla para cada tipo de documento, asegurando cumplimiento y consistencia.

Permite reasignar documentos según roles, facilitando la colaboración y flexibilidad en la gestión.

Los usuarios pueden seguir cambios y adjuntar documentos complementarios directamente desde nuestra herramienta de ofimática web.

Una grilla de seguimiento registra automáticamente todos los eventos relacionados con cada comunicación, proporcionando información detallada y filtrable.

Visualice información básica de los documentos y utilice alertas visuales tipo semáforo para identificar retrasos.

Almacena todos los documentos asociados al proceso de gestión y establece controles de seguridad sobre el acceso a consultas y vistas según roles y perfiles, garantizando seguridad y acceso adecuado.

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

En PROTECH INGENIERIA, ofrecemos soluciones avanzadas transformación digital para las organizaciones a través de soluciones innovadoras de Procesamiento de datos, que permiten a nuestros clientes aprovechar el potencial de sus datos de texto. Brindamos una amplia gama de servicios especializados para potenciar su información.

Análisis de texto

Clasificación de textos

Reconocimiento de voz

Análisis de documentos
SALUD

Identificación de plagio

Chatbots y asistentes virtuales

ANÁLISIS Y GESTIÓN DE DATOS

En PROTECH INGENIERIA transformamos datos en decisiones estratégicas que impulsan el éxito empresarial. Mediante análisis avanzados, convertimos la complejidad de su información financiera y operativa en claridad accionable, permitiendo a las organizaciones optimizar recursos y acelerar su crecimiento.

Nuestra experiencia en analítica de datos no solo revela patrones críticos, sino que los traduce en ventajas competitivas tangibles. Ofrecemos soluciones especializadas que minimizan el potencial de sus datos y catalizan la evolución de su negocio.